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强化气象人事档案管制的思考

 论文栏目:气象信息论文     更新时间:2013-7-3 15:04:14   

档案材料参考价值低在干部人事档案审核整理工作中,发现档案材料内容单调,且不同程度地存在着填写不规范、不准确、记载混乱等问题,可参考价值低。一方面,由于部分干部不重视各类入档表格的重要性,填写随意性大,造成档案材料中的出生日期、参加工作时间、入党时间、学历和工作经历等重要信息前后不一致,无法为档案利用者提供第一手准确可靠的信息,使人事档案难以发挥其应有的价值。另一方面,人事档案中记载的多为年度考核、学历、职称、职务任免、工资变动等反映干部个人生平的基本情况,其中一些鉴定、考核材料千篇一律,内容过于空洞和形式化,而涉及工作业绩、业务技能、科研成果等具有长期考查价值的材料相对较少,反映不出个人的技术专长、特点,对气象人才的选拔、培养、评定、预测等方面作用不大,无法满足气象部门人事工作的需要。档案管理水平不高就目前而言,气象部门的人事档案管理工作仍处于手工操作阶段,大多数材料还是靠手工分类排序,技术加工,整理装订,整个档案整理工序相当繁琐,不仅费时费力,且效率低下。由于计算机网络技术在档案管理工作中还没得到充分运用,无纸化调阅档案没有得到实现,传统的管理模式无法快捷、系统地将干部的信息进行资源共享,不便于各级气象主管部门全面掌握干部队伍的具体情况。此外,气象部门人事档案服务开发意识不够,在管理上还存在着重保密、轻利用的现象,即使是利用,范围也有限,查阅的大部分内容是自然情况、简历、职称、工资等,而且利用的方式也很单一,提供的是“你查我调”的服务方式,工作处于一种被动服务的状态。这种重管理轻服务的现象,使人事档案的利用率低,功能越来越弱化[3]。

专职专用,实现档案管理员专业化人事档案工作是一项政策性和业务性较强,集服务性与保密性于一体的工作[4]。做好新形势下的人事档案管理工作,必须加强干部人事档案工作队伍,实现档案管理人员专业化。首先根据目前气象部门事业单位岗位聘用管理,设立人事档案管理岗位,在现有的人力资源中挑选政治上可靠、学历层次高、工作责任心强且熟悉信息化技术的年轻干部专职负责人事档案管理,确保有足够的时间和精力对人事档案进行归档、建档及对档案材料的开发利用;其次是加大在岗档案管理人员的继续教育、业务能力培训力度。通过举办档案管理业务培训、在职自学、开展交流研讨等多种方式提高档案管理人员的政治素养、业务知识和信息化技能,使他们变业余为专业,以适应气象部门人事档案管理工作的需要。建章立制,确保人事档案管理规范化按照上级主管部门的总体要求,结合气象部门人事档案管理工作实际,建立完善科学合理的人事档案管理实施细则和制度。逐步实现人事档案管理规范化、标准化,制度化。(1)入档规范化。一是严格执行档案材料收集归档制度,把好“材料关”。档案管理员要具有高度归档意识,坚持集中收集和专门收集相结合的方式,有计划地收集和完善干部档案材料,全面强化材料收集工作。二是规范档案鉴别整理工作细则,把好“质量关”。对收集到的材料通过对比、分析、校对、核实等方法进行仔细鉴别,去粗存精,去伪存真,把虚假材料拒之门外,对成套或系列材料查漏补缺,手续不齐全的材料退回形成材料的部门进行补办,不符合归档要求的材料要及时进行处理,确保材料齐全完整、手续完备,尽量减少和避免历史遗留问题的影响。三是实行档案材料动态收集责任制,把好“更新关”。要求档案管理人员在材料收集工作上变被动为主动,深入了解干部职工的情况,及时掌握最新信息,定期收集更新档案材料,做到收集、更新、整理经常化,确保干部人事档案材料与实际情况同步。(2)审核检查标准化。各级气象部门应当将人事档案审核工作纳入议事日程,建立人事档案检查核对制度,成立人事档案管理领导小组,对人事档案管理工作实行定量考核,定期进行检查、指导、督促,及时解决存在问题。(3)管理制度化。建立健全人事档案管理制度,规范档案的查、借、用、转等管理程序,要求档案管理员严格执行档案统计登记制度,做到转入、转出、接收材料、查阅档案有登记,保证档案管理工作规范有序。

丰富档案内容,提高人事档案利用率结合气象部门改革与发展的需要,进一步丰富和充实人事档案内容,使档案的记录更加全面完整,强化其为气象部门人才建设服务的功能。一是根据气象部门干部职工岗位设置的多元化,对人事档案进行重新分类,对各类人才实行针对性的档案内容收集和管理的标准,形成科学的人事档案管理体系,提高人事档案的全面性和实用性;二是针对人事档案内容陈旧和“千人一面”的状况,进一步丰富人事档案的原有内涵,增加反映一个人的综合能力、专业特长和业绩考核资料等内容,以便组织人事部门能够通过人事档案充分了解干部职工的相关信息,把人才配置到最能发挥作用的地方和岗位。

创新管理机制,构建人事档案信息化管理模式为了合理利用各种人才信息资源,使人事档案最大限度地发挥作用,必须将计算机网络技术充分应用于人事档案管理,构建人事档案信息化管理模式。(1)建立人事档案数据库系统。目前气象部门的人力资源信息采集系统在提供人员的基本信息,统计劳资、人才等各类数据报表方面有较强的功能,但还没有自动生成各种证明文字的功能,其所能提供的人员信息并不详尽。笔者认为,从延长人事档案寿命和提高利用率的角度出发,可以将人力资源信息采集系统进行升级完善,增加收录档案原件功能模块,利用扫描仪等现代化设备和技术,将文字、图片等档案材料转换成数据资料,建立人事档案数据库系统,实施人事档案动态管理,提高人事档案管理工作的效率,减少因手工调阅造成档案材料的磨损,延长档案使用寿命[5]。(2)建立干部人事档案网络化管理体系。利用计算机网络技术建立干部人事档案网络化管理体系,通过内部联网实现人才信息资源的有效共享,快速准确地为本部门各级管理者提供具有参考价值的人才资料,提高人事档案的实际价值和利用率[6-13]。人事档案管理的改革和创新是必然趋势。积极探索人事档案管理信息化建设,提高人事档案管理水平,开发和利用好人事档案的信息资源,才能为气象部门充分实现“人尽其才,才尽其用”提供有力的保障和优质服务。

作者:梁珊珊 谢金霞 单位:贺州市气象局


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